Urgente o importante: por qué solemos elegir lo equivocado

¿Alguna vez has terminado un día bien lleno, con correos respondidos, pequeñas cosas resueltas y mensajes enviados, para darte cuenta por la noche de que la tarea realmente importante no ha avanzado ni un milímetro? No tiene por qué ser falta de voluntad. Unos investigadores demostraron en laboratorio que la urgencia atrae nuestra atención, incluso cuando no aporta nada.

El efecto de la urgencia pura

En 2018, Meng Zhu, Yang Yang y Christopher Hsee publicaron en el Journal of Consumer Research una serie de cinco experimentos sobre cómo elegimos entre una tarea urgente y una tarea importante. El principio era sencillo: proponer dos tareas de dificultad parecida, una que daba más recompensa que la otra, y ponerle a la menos interesante una fecha límite cercana.

En uno de los experimentos, la tarea con menos recompensa «caducaba» en 10 minutos o en 24 horas. Cuando caducaba en 24 horas, la elegía el 13 % de los estudiantes. Cuando caducaba en 10 minutos, eran el 31 %, aunque seguía dando menos recompensa.

Los autores lo llaman efecto de mera urgencia: nos comportamos como si completar una tarea con prisa tuviera un atractivo en sí mismo, independientemente de lo que aporte. Su explicación: un plazo corto capta nuestra atención y la desvía de lo que importa, es decir, de las consecuencias de la tarea.

Hay dos detalles del estudio que te resultarán muy valiosos:

• Cuando se recordaba claramente a los participantes lo que aportaba cada tarea, el efecto disminuía.
• Las personas que suelen sentirse desbordadas eran más sensibles a él, porque están siempre pendientes del tiempo que queda.

Una vieja distinción que sigue siendo útil

En 1954, en un discurso en la Universidad Northwestern, el presidente estadounidense Dwight Eisenhower citó a un antiguo rector universitario: «Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.» La frase es exagerada a propósito, pero dio nombre a una herramienta muy conocida: la matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas según dos preguntas.

• Importante y urgente: te encargas ahora.
• Importante pero no urgente: le reservas un momento concreto en tu agenda. Es la casilla que hace avanzar tu vida, y es la que más a menudo se sacrifica.
• Urgente pero no importante: lo haces rápido, lo agrupas con otras cosas pequeñas o se lo encargas a alguien.
• Ni urgente ni importante: seguramente puedes tacharlo.

Cuatro reflejos sacados de la investigación

1. Escribe lo que te aporta cada tarea. Como el efecto se debilita cuando las consecuencias están a la vista, apunta junto a tus tareas principales una frase corta: «me acerca a mi objetivo de cambiar de profesión», «evita una penalización». A la hora de elegir, esas palabras equilibran la balanza frente al reloj.

2. Ponle una fecha límite real a lo importante. Una tarea importante sin fecha se vuelve invisible frente a las urgencias de los demás. Asígnale una fecha y una franja horaria, aunque sean artificiales. Así creas una urgencia legítima, al servicio de lo que importa.

3. Detecta las falsas urgencias. Una oferta que «caduca esta noche», una notificación en rojo, un mensaje marcado como «rápido»: todo eso juega exactamente con el mecanismo que describen Zhu y sus colegas. Antes de reaccionar, pregúntate qué pasaría de verdad si esperaras a mañana.

4. Frena cuando te sientas desbordado. Es justo en esos momentos cuando eres más sensible a la urgencia. Tómate dos minutos para releer tu lista y elegir conscientemente la siguiente tarea, en lugar de seguir la que más ruido hace.

Una rutina de clasificación en cinco minutos

Cada mañana, o la noche anterior:

1. Haz una lista con todo lo que se te pase por la cabeza.
2. Para cada elemento, responde sí o no a «¿es importante?» y luego a «¿es urgente?».
3. Elige una sola tarea importante y no urgente para el día, y colócala en una franja en la que estés en forma.
4. Agrupa las pequeñas urgencias en un bloque, por ejemplo a última hora de la mañana.
5. Tacha sin culpa lo que no es ni una cosa ni la otra.

El objetivo no es ignorar las urgencias, algunas son reales. Es reservar un hueco, cada día, para lo que de verdad importa.

Con ForgeMe

En ForgeMe, cada tarea puede tener una prioridad y una fecha límite: es la forma más sencilla de ponerle fecha a lo importante antes de que las urgencias llenen tu día. Para un proyecto importante, un objetivo dividido en subobjetivos te permite tener siempre a la vista la razón por la que cada paso cuenta.