Urgent o important: per què sovint triem malament

T'ha passat mai d'acabar un dia ben ple, amb correus respostos, petites coses resoltes i missatges enviats, i adonar-te al vespre que la tasca realment important no s'ha mogut ni un mil·límetre? No és necessàriament per falta de voluntat. Uns investigadors han demostrat al laboratori que la urgència ens atrau l'atenció, fins i tot quan no aporta res.

L'efecte de la simple urgència

El 2018, Meng Zhu, Yang Yang i Christopher Hsee van publicar al Journal of Consumer Research una sèrie de cinc experiments sobre com triem entre una tasca urgent i una tasca important. El principi era senzill: proposar dues tasques de dificultat comparable, una que reportava més que l'altra, i donar a la menys interessant una data límit curta.

En un dels experiments, la tasca amb menys recompensa «caducava» o bé en 10 minuts, o bé en 24 hores. Quan caducava en 24 hores, la triava el 13 % dels estudiants. Quan caducava en 10 minuts, eren el 31 %, tot i que continuava reportant menys.

Els autors en diuen l'efecte de simple urgència: ens comportem com si completar una tasca apressant tingués un atractiu per si mateixa, independentment del que aporta. La seva explicació: un termini curt ens capta l'atenció i la desvia del que importa, és a dir, de les conseqüències de la tasca.

Hi ha dos detalls de l'estudi que et seran molt útils:

• Quan es recordava clarament als participants què reportava cada tasca, l'efecte disminuïa.
• Les persones que se senten sovint desbordades hi eren més sensibles, perquè estan constantment pendents del temps que queda.

Una distinció antiga que continua sent útil

El 1954, en un discurs a la Universitat Northwestern, el president nord-americà Dwight Eisenhower va citar un antic rector d'universitat: «Tinc dues menes de problemes, els urgents i els importants. Els urgents no són importants, i els importants no són mai urgents.» La frase és exagerada a propòsit, però va donar nom a una eina ben coneguda: la matriu d'Eisenhower, que classifica les tasques segons dues preguntes.

• Important i urgent: te n'ocupes ara.
• Important però no urgent: li reserves un moment concret a l'agenda. És la casella que fa avançar la teva vida, i és la que més sovint sacrifiquem.
• Urgent però no important: ho fas de pressa, ho agrupes amb altres coses petites o ho encarregues a algú.
• Ni urgent ni important: segurament ho pots ratllar.

Quatre reflexos extrets de la recerca

1. Escriu què t'aporta cada tasca. Com que l'efecte s'afebleix quan les conseqüències són visibles, anota al costat de les teves tasques principals una frase curta: «m'acosta al meu objectiu de canviar de feina», «m'evita una penalització». A l'hora de triar, aquestes paraules equilibren la balança davant el rellotge.

2. Dona una data límit real al que és important. Una tasca important sense data queda invisible davant les urgències dels altres. Posa-li una data i una franja horària, encara que siguin artificials. Així crees una urgència legítima, al servei del que importa.

3. Detecta les falses urgències. Una oferta que «caduca aquest vespre», una notificació vermella, un missatge marcat com a «ràpid»: tot això juga exactament amb el mecanisme que descriuen Zhu i els seus col·legues. Abans de reaccionar, pregunta't què passaria de debò si esperessis a demà.

4. Alenteix quan et sentis desbordat. És precisament en aquests moments quan ets més sensible a la urgència. Pren-te dos minuts per rellegir la teva llista i triar conscientment la tasca següent, en lloc de seguir la que fa més soroll.

Una rutina de classificació en cinc minuts

Cada matí, o la nit abans:

1. Fes una llista de tot el que et passi pel cap.
2. Per a cada element, respon sí o no a «és important?» i després a «és urgent?».
3. Tria una sola tasca important i no urgent per al dia, i col·loca-la en una franja en què estiguis en forma.
4. Agrupa les petites urgències en un bloc, per exemple a final de matí.
5. Ratlla sense culpa el que no és ni una cosa ni l'altra.

L'objectiu no és ignorar les urgències, algunes són reals. És reservar cada dia un espai per al que realment importa.

Amb ForgeMe

A ForgeMe, cada tasca pot tenir una prioritat i una data límit: és la manera més senzilla de posar data al que és important abans que les urgències t'omplin el dia. Per a un projecte important, un objectiu dividit en subobjectius et permet tenir sempre a la vista per què és important cada etapa.